Prozessmanagement kann unter verschiedenen Zielsetzungen angewandt werden. In Gütersloh lag der Schwerpunkt ursprünglich nur auf dem reinen Wissensmanagement. Wissen sollte in der Verwaltung erhalten, aufbereitet und allen zugänglich gemacht werden. Aufgrund des Strebens nach einer digitalen Stadtverwaltung ist diese alleinige Zielsetzung aber nicht mehr ausreichend. Vielmehr muss das Prozessmanagement dabei unterstützen die Umsetzung einer digitalen Aktenbearbeitung zu erleichtern und Bürger*innen einen leichteren Zugang zu den Leistungen der Verwaltung bieten. Folglich müssen Prozesse entsprechend optimiert und Mitarbeitenden die Chance gegeben werden diese Veränderung aktiv zu begleiten.

Für die weitere Einbindung der Mitarbeitenden müssen daher auch fachbereichsübergreifende Austauschformen wie Netzwerktreffen ermöglicht werden. Dazu kommen außerdem regelmäßige Informationsveranstaltungen, eine eigene Intranetprojektseite und Rundschreiben, um eine durchgängige Kommunikation sicher zu stellen. Die Einbindung der Mitarbeitenden stellt damit einen über alle Umsetzungsphasen hinausgehenden zentralen Aspekt dar.

Ansprechpartner: Team Organisation

Ziel:

• Alle Prozesse der Stadtverwaltung sind erfasst, überprüft, vereinheitlicht und zur Umwandlung in digitale Form z.B. durch Aufnahme ins Bürgerportal vorbereitet.
• Organisationsübergreifende Prozesse sind identifiziert und werden in den weiteren Handlungsfeldern der Digitalen Agenda berücksichtigt.
• Die Prozesse weisen keine unnötigen Medienbrüche auf.
• Durch eine detaillierte Darstellung der Prozesse ist die Ausübung der Tätigkeit ortsunabhängig und ohne große Einarbeitung möglich.

Zielgruppe: Die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung

Vorgehen: Zur Umsetzung des Prozessmanagements wurde die Software Picture ausgewählt und deren Aufbau auf die Strukturen der Stadtverwaltung angepasst. Im Rahmen eines Handbuches wurden ein Berechtigungskonzept sowie entsprechende Modelliervorgaben erarbeitet.

Nach Festlegung der Modelliervorgaben werden die Prozesse aller Fachbereiche erfasst und durch geschulte Mitarbeitende, sogenannte Modellierer, entsprechend modelliert. Auf die speziellen Anforderungen der beiden Schwerpunkte Digitalisierung und Wissensmanagement wird unter anderem durch das Ausfüllen von Attributen, die zur detaillierten Beschreibung der einzelnen Prozessschritte dienen, ein besonderes Augenmerk gelegt. Die Besonderheit von organisationsbereichsübergreifenden Prozessen wird berücksichtigt, indem eine gemeinsame Modellierung erfolgen wird.

Im weiteren Projektverlauf werden die Prozesse mit Blick auf vorhandene Digitalisierungspotenziale optimiert und in der praktischen Umsetzung erprobt. Unter anderem wird die Entwicklung von Workflows und die Einbindung von Dienstleistungsprozessen ins Bürgerportal eine wichtige Rolle spielen.

Akteure: An dem Projekt werden sämtliche Fachbereiche beteiligt. Nur durch diese aktive Mitgestaltung kann das Projekt umgesetzt werden. Federführend wird die Organisation das Projekt betreuen.

Projektzeitraum:

• Das Prozessmanagement bleibt durch die immer neuen Anforderungen an Prozesse sowie den zentralen Bestandteil des Wissensmanagements ein dauerhafter Begleiter der Gütersloher Stadtverwaltung.