Digitalisierung bedeutet an erster Stelle vor allem die Vernetzung von Menschen und Informationen. In Gütersloh werden durch das Prozessmanagement, die Einführung des Dokumentenmanagementsystems und den Ausbau des Bürgerportals, Daten zentral zugänglich und miteinander in Verbindung gebracht. Dadurch entstehen für alle Beteiligten ganz neue Wege, die Institution Rathaus zu erleben.

Durch die Digitalisierung der Aktenführung entsteht für die Verwaltung eine neue Form der Leistungsmobilität. So erhalten die Mitarbeitenden zum einen die Chance mobil zu arbeiten. Die Stadtverwaltung setzt damit ein weiteres Zeichen als moderner Arbeitgeber.

Zum anderen schafft diese gewonnene Mobilität Raum, die Leistungen der Verwaltung flexibel zu gestalten. Dabei soll der Ausbau von Online-Dienstleistungen vorangetrieben werden. Allen voran steht dabei die Weiterentwicklung des Bürgerportals. Parallel zum Online-Angebot soll aber auch die persönliche Nähe zu den Bürger*innen unserer Stadt intensiviert werden. Dies kann unter anderem durch mobile Rathausstationen, die in den Ortsteilen oder zentralen Punkten unserer Stadt, wie der Stadtbibliothek, gastieren, ermöglicht werden. Das Rathaus kommt so in die Lebensmittelpunkte unserer Stadtgesellschaft.

Ziel:

• Das Angebot von Online-Dienstleistungen wird auf die sich entwickelnden Bedarfe der Stadtgesellschaft angepasst.
• Die persönliche Nähe zu den Bürger*innen steht nach wie vor an erster Stelle und wird unter anderem durch mobile Rathausstationen weiter intensiviert.
• Die Verwaltung bietet eine flexible Rathausstruktur, die sich sowohl an den Wünschen der Bürger*innen als auch an den Bedarfen unserer Mitarbeitenden orientiert. Die Stadt bleibt damit ein moderner und flexibler Dienstleister und Arbeitgeber.

Zielgruppe: Sowohl die Bürger*innen als auch die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung profitieren von der Projektumsetzung.

Vorgehen: Durch das Vorantreiben der oben bereits genannten Projekte werden für dieses Projekt die Grundvoraussetzungen geschaffen. Des Weiteren wird eine Bedarfsanalyse notwendig, um festzustellen, an welchen strategischen Örtlichkeiten der Einsatz der mobilen Rathausstationen der Gesellschaft am gewinnbringendsten ist. Ferner ist die technische Ausstattung der Mobilstationen zu planen.

Nachdem dadurch die organisatorischen Voraussetzungen geschaffen werden, soll eine erste Testphase beginnen, in denen die Mobilstationen vor Ort eingesetzt werden.

Die Stadtverwaltung Gütersloh hat bereits im Rahmen einer Dienstvereinbarung das mobile Arbeiten eingeführt. Es ist zudem bereits verwaltungsweit ausgerollt und wird bedarfsorientiert eingesetzt. Durch den Einsatz der elektronischen Akte soll das mobile Arbeiten zukünftig erleichtert werden.

Akteure: An dem Projekt werden sämtliche Fachbereiche beteiligt. Nur in den Fachbereichen selbst kann insbesondere der notwendige Bedarf der Bürger*innen eingeschätzt werden.

Projektzeitraum:

• Der Einsatz von mobilen Rathausstationen kann beginnen, sobald die Einführung der elektronischen Akte in den ersten Organisationsbereichen vorliegt und damit der Zugriff auf benötigte Daten erleichtert wird.
• Ebenfalls sollten erste Ergebnisse aus dem Bereich der Prozessoptimierung vorliegen, damit hier Potenziale bei der Ausführung der Dienstleistungen ausgeschöpft werden können.