Die Mitarbeitenden sind das Herz der Gütersloher Stadtverwaltung. Sie sorgen sowohl für die großen Dinge, wie die Umsetzung wichtiger Projekte in der Stadtentwicklung, als auch für die kleinen Anfragen der Stadtgesellschaft im Alltag. Sie sind damit die ersten Ansprechpersonen und zentraler Zugangspunkt für die Bürger*innen unserer Stadt. Nicht nur diese besondere Stellung macht es so bedeutend, Mitarbeitende wertzuschätzend zu behandeln und für eine lange Verbundenheit zur Stadt und Verwaltung zu sorgen.

Die Stadt führt daher als eine von mehreren Maßnahmen eine MitarbeitendenApp ein, die für Mitarbeitende relevante Arbeitsabläufe vereinfacht und als zentrale Informationsplattform dient. Wichtige Informationen sind schnell, ortsunabhängig und für alle Beschäftigten, auch vom Dienst Abwesende z.B. aus Gründen der Elternzeit, abrufbar. Seien es dringende Nachrichten aus dem Rathaus über die unverzüglich informiert werden muss wie bspw. Corona gezeigt hat oder der Zugriff auf den dienstlichen Kalender, um private und dienstliche Termine in Einklang zu bringen. Wertschätzende Kommunikation beginnt damit, dass allen Informationen zugänglich und bekannt sind. Auch über Events und Aktionen wird berichtet, um die Teilnahme an gemeinschaftlichen Aktivitäten und das Wir-Gefühl untereinander zu stärken. Hierzu wird unterstützend auch eine Chatfunktion für den regen Austausch eingerichtet.

Die App ermöglicht auch eine einfache direkte Kommunikation zum Arbeitgeber. Persönliche Daten wie die Veränderungen der Anschrift oder der Bankverbindung können einfach über die App hochgeladen werden. Dienstreiseanträge und Ähnliches können ebenfalls vereinfacht eingereicht und schneller bearbeitet werden. Die Mitarbeitenden erhalten so ein zusätzliches Format für Informationen und eine einfache Kommunikation. Zudem wird erstmals die Möglichkeit eines Echtzeitchats für Mitarbeitende geschaffen, die den kollegialen Austausch noch verstärkt.

Projektphasen:

1. Projektstart Nutzen- und Zieldefinition & erste Ideensammlung
2. Definition der Anwendungsfälle
3.  Inhaltliches Konzept, das auch die interne Kommunikation berücksichtigt
4. Erste Auswertungen: messen & anpassen

Ziel:

• Erreichen aller Mitarbeitenden auch in Elternzeit oder bei Beurlaubung
• Zielgerichtete Informationen statt Informationsflut
• Chance für alle Mitarbeitenden auf dienstliche Daten wie Kalender etc. zuzugreifen
• Einfache und schnelle Kommunikation zum Arbeitgeber, z. B. Veränderungen der Adresse oder Bankverbindung direkt über die App mitteilen
• Austauschformat für alle Mitarbeitenden direkt über die App in einer Chatfunktion

Zielgruppe: Sämtliche Kolleg*innen.  

Vorgehen: In einem Workshop werden die Anforderungen an eine solche MitarbeitendenApp definiert. Die Umsetzung und Einführung der App sollen in Zusammenarbeit mit einem Unternehmen erfolgen. Die App soll allen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden. Mittels 2-Faktor-Authentifizierung für die App, ist auch ein Vollzugriff auf den persönlichen Bereich wie beispielsweise E-Mail-Postfach, Kalender oder Zeitwirtschaft möglich. Durch eine intensive interne Bewerbung der App, soll eine größtmögliche Zahl an Kolleg*innen überzeugt werden, diese zu nutzen.

Akteure: Alle Kolleg*innen, die in Projekte eingebunden sind.