Ein gut funktionierendes DMS ist die Grundlage für digitales Verwaltungshandeln. Durch eine strukturierte Ablage der Dokumente wird ein zielgerichtetes Wiederfinden von Informationen sowie ein deutlich schnellerer Zugriff auf diese ermöglicht. Darüber hinaus fördert die verwaltungseinheitliche Ablage eine bessere Einarbeitung, im Sinne des Wissensmanagements, von neuen Mitarbeitenden.

Die Akzeptanz der Mitarbeitenden ist entscheidend bei der Einführung des DMS. Während jeder Umsetzungsphase wird den Mitarbeitenden daher auf einer Intranetseite die Möglichkeit gegeben, Einblick in den aktuellen Projektstand zu nehmen. Ergänzend sind dazu immer wieder Informationsveranstaltungen angedacht. Diese sollen den Mitarbeitenden die Chance einräumen sich aktiv an dem Projekt zu beteiligen.

Ziel:

• Ein einheitlicher produktorientierter Aktenplan ist eingeführt und findet in den Fachbereichen Anwendung.
• Die papiergestützte Aktenführung ist durch die elektronische Ablage im DMS ersetzt.
• Die erforderlichen Akten sind nach Fall- und Sachakten unterschieden. Die Sachakten sind flächendeckend im Aktenplan eingebunden. Eine Umsetzung der Fallakten ist in Einzelprojekten erfolgt.
• Die organisatorischen Grundvoraussetzungen für den ortsunabhängigen Zugriff mit mobilen Endgeräten sind vorhanden.
• Durch den Einsatz von Workflows erfolgt eine vereinfachte Aufgabenerledigung.
• Mit Hilfe eines organisationsbereichsübergreifendes Berechtigungs- und Löschkonzept ist der rechtssichere Zugriff auf Dokumente und Daten gewahrt.

Vorgehen Bevor es in die Umsetzung geht, müssen die vorhandenen Strukturen und Rahmenbedingungen angepasst werden. Darunter fällt bspw. ein Glossar für einen einheitlichen Sprachgebrauch und eine zentrale Veranschlagung von Haushaltsmitteln.

Im Anschluss folgt die erste Umsetzungsphase, in der Regelungen zur Aktenführung festgelegt werden. Dabei wird u.a. ein neuer Aktenplan in Kraft treten. Darauf aufbauend folgen zwei Testphasen. In der ersten wird das DMS im Bereich der internen Dienste ausgerollt, um dort erste Erfahrungen zu sammeln. In der zweiten Phase werden erste Fallakten und Workflows getestet.

Nach Verlauf dieser erfolgreichen Testphasen erfolgt die verwaltungsweite Einführung. Mit der Anbindung aller Fachbereiche ist ein Großteil des Projektes umgesetzt. Was folgt, ist die Entwicklung von Sonderprojekten wie weiterer Fallakten und Workflows für die es einzelner Kleinprojekte bedarf.

Akteure: An dem Projekt werden sämtliche Fachbereiche beteiligt. Nur durch diese aktive Mitgestaltung kann das Projekt umgesetzt werden.