Die Stadt befindet sich im digitalen Wandel. Aus diesem Grund entwickelt die Gütersloher Stadtgesellschaft im Rahmen des Digitalen Aufbruchs ihr Konzept für ein neues innovatives Stadtbild. Nach der Leitidee: „Wir machen uns das Leben leichter.“ folgt in Konsequenz, dass alle Projekte, die sich aus dem Digitalen Aufbruch entwickeln, auch entsprechend digital von den Mitarbeitenden der Stadtverwaltung umgesetzt werden können. Dafür bedarf es auch verwaltungsintern eines eigenen digitalen Aufbruchs.

Dieser digitale Aufbruch erfolgt durch den Einsatz von Digitalisierungswerkzeugen, die Freiheit für eine neue Form des gesellschaftlichen Zusammenlebens unabhängig von Zeit und Raum schaffen. Dabei wird die Institution Rathaus neu gedacht: Prozesse und Dienstleistungserbringungen können nach den Bedürfnissen der Bürger*innen weiterentwickelt werden. So entstehen neue Formen des Dialoges zwischen Stadtgesellschaft und Verwaltung.

Zugleich geht die Stadtverwaltung auch als Arbeitgeber voran und gestaltet Verwaltung als neue Arbeitswelt. Im Rahmen dieser Veränderungsprozesse der Verwaltungsdigitalisierung plant die Stadt den steigenden Serviceanspruch der Stadtgesellschaft berücksichtigen, gleichzeitig die Belange der Mitarbeitenden im Blick behalten und auch zukünftigen Mitarbeitenden neue Angebote und Chancen bieten.

Die Weiterentwicklung zur digitalen Stadtverwaltung kann letztlich nur durch die Akzeptanz und Unterstützung der Bürger*innen und der Mitarbeitenden vollzogen werden. Es ist daher essenziell, alle aktiv am Veränderungsprozess zu beteiligen. Hierfür bedarf es einer emphatischen und authentischen Kommunikation. Es gilt, die Bürger*innen dafür zu begeistern, auch die Digitalisierung innerhalb der Verwaltung voranzutreiben und entstehende Bedarfe und Wünsche wahrzunehmen und umzusetzen. Damit können wir gelebte Demokratie fördern.

Wichtig sind somit weitere Angebote der Bürgerbeteiligung – wie zum Beispiel die bereits eingeführten Denklabore – sowie ein zielgerichteter Informationsfluss, der die Bandbreite sämtlicher Medien abdeckt. So soll ein stärkeres „Wir-Gefühl“ zwischen Stadtgesellschaft und Verwaltung entstehen. Nur gemeinsam kann der Verwaltungsdigitalisierungsweg erfolgreich bestritten werden, denn Verwaltung ist kein Selbstzweck!

Für die Begleitung des Digitalisierungsprozesses innerhalb der Stadtverwaltung ist außerdem eine hohe Leistungsbereitschaft der Mitarbeitenden erforderlich, die über den normalen Arbeitseinsatz hinausgehen wird. Die Mitarbeitenden werden deswegen von Anfang an informiert und mit einbezogen. Dazu gehören unterschiedliche Arten der direkten Mitgestaltung und Schulungen im Umgang mit den neuen technischen Möglichkeiten. Eine besondere Rolle spielen hierbei auch die Führungskräfte, deren Aufgabe es ist, zu ermutigen und Veränderungsprozesse vorwärts zu treiben.  Hier ist jeder Einsatz gefragt: Führungskräfte sind in der besonderen Rolle, zu ermutigen und Veränderungsprozesse vorwärts zu treiben. Und jeder und jede einzelne sollte bereit sein, neue Wege zu gehen und „über den Tellerrand“ des eigenen Fachbereichs zu blicken.

Digitalisierungswerkzeuge
Die Stadtverwaltung will zur praktischen Umsetzung der Verwaltungsdigitalisierung einige Werkzeuge einführen, die helfen werden, dass Leben rund um die Verwaltung für die Stadtgesellschaft aber auch die Mitarbeitenden leichter zu machen:

• Dazu zählt als erstes die Einführung der elektronischen Akte im Zuge eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Ein gut funktionierendes DMS ist die Grundlage für jedes digitale Verwaltungshandeln. Durch die strukturierte Ablage der Dokumente wird ein zielgerichtetes Wiederfinden von Informationen sowie ein deutlich schnellerer ortsunabhängiger Zugriff ermöglicht. Darüber hinaus können durch die verwaltungseinheitliche Ablage neuen Mitarbeitende besser eingearbeitet werden.
• Im Zuge des DMS ist es zudem notwendig, bereits vorhandene Akten und Dokumente zu scannen und neu eingehende Dokumente, wie die Eingangspost, zu digitalisieren, damit diese sofort in der elektronischen Akte zur Verfügung stehen. Hierfür kann zudem auf eine elektronische Postverteilung zugegriffen werden, die als lernendes System die zuständige Organisationseinheit erkennt. Damit stehen die Dokumente den Mitarbeitenden noch zeitnaher zur Verfügung.
• Als zweites Digitalisierungswerkzeug betreibt die Stadt Gütersloh seit längerem schon ein Prozessmanagementprojekt. Dabei lag der Schwerpunkt ursprünglich nur auf dem reinen Wissensmanagement: Wissen soll in der Verwaltung erhalten, aufbereitet und allen zugänglich gemacht werden. Im Streben nach einer digitalen Stadtverwaltung ist diese alleinige Zielsetzung aber nicht mehr ausreichend. Vielmehr wird das Prozessmanagement nun dabei unterstützen, die Umsetzung einer digitalen Aktenbearbeitung zu erleichtern und Bürger*innen einen leichteren Zugang zu den Leistungen der Verwaltung zu bieten. Folglich müssen Prozesse entsprechend angepasst werden. Voraussetzung für einen reibungslosen Prozessablauf sind die fachbereichsübergreifende Zusammenarbeit und eine Vereinheitlichung von Arbeitsschritten.
• Des Weiteren bedarf es als zusätzlichen Werkzeuges einem hohen Maß an Flexibilität bei der technischen Ausstattung der zukünftigen Arbeitsorte der Mitarbeitenden. Dabei gilt es, die unterschiedlichen Anforderungen der Kolleg*innen zu berücksichtigen und individuelle Lösungen zu schaffen, denn auch die Ausstattung soll helfen, das Arbeitsleben innerhalb der Verwaltung zu erleichtern. Dazu gehört ebenso, ein verwaltungsweites WLAN einzuführen, um eine größere Raumflexibilität für die Mitarbeitenden im Rathaus zu schaffen.

Auf dem Weg zu einer digitalen Stadtverwaltung wird es drei zentrale Handlungsfelder geben:

• Das erste ist das „Virtuelle Rathaus“: Hier ist das Ziel, dass mithilfe der Potenziale, die über den Einsatz von Digitalisierungswerkzeugen entstehen, persönliche Anliegen auch über die elektronischen Kommunikationswege eingehen können und so leichter ortsunabhängig zugänglich werden.
  • Die Prozesse werden derart optimiert, dass sie online durch die Stadtgesellschaft gestartet und medienbruchfrei durch die Verwaltung umgesetzt werden können. Die Weiterverarbeitung unterstützt die elektronische Aktenführung sowie die Möglichkeit, Arbeitsvorgänge als Workflows (d. h. in Teilen automatisiert) durchführen zu können. Die Aufgaben können so leichter erledigt werden, dadurch wird mehr Zeit gewonnen für die individuellen Beratung der Bürger*innen.
  • Die betroffenen Prozesse werden im Anschluss mit dem Bürgerportal der Stadt verbunden. Damit stehen die Dienstleistungen im „Virtuellen Rathaus“, das rund um die Uhr geöffnet hat, für die Beantragung zur Verfügung und bieten eine größere zeitliche Flexibilität für die Stadtgesellschaft. Zudem besteht die Möglichkeit, dass dieser Kanal auch zur Antwort für die Mitarbeitenden zur Verfügung steht, wodurch der papiergebundene Postausgang der Stadtverwaltung langfristig rückläufig und ressourcenschonender gestaltet werden kann.
  • Im Zuge des „Virtuellen Rathauses“ wird die Stadtverwaltung auch mehr Daten im Sinne von Open Data für alle zugänglich machen. Gleichzeitig möchten wir mit den frei verfügbaren Daten, auch anderen Beteiligten helfen, effektiver zu arbeiten und das Leben bereits mit Kleinigkeiten, wie dem Aufzeigen von Baustellen, zu erleichtern.
     
• Das zweite Handlungsfeld betrifft den ausgeweiteten Servicegedanken: Durch die elektronische Aktenführung und die Möglichkeit, ganze Prozesse elektronisch durchzuführen, ist weder die Stadtgesellschaft noch die Arbeitskraft der Verwaltung an Zeit und Ort gebunden. Diese gewonnene Mobilität schafft Raum, die Leistungen der Verwaltung flexibel zu gestalten.
  • Parallel zum Online-Angebot soll daher auch die persönliche Nähe mit den Bürger*innen unserer Stadt intensiviert werden. Dies kann unter anderem durch mobile Rathausstationen ermöglicht werden, die in den Ortsteilen oder zentralen Punkten unserer Stadt – wie der Stadtbibliothek – einen leicht auffindbaren Platz finden. Das Rathaus kommt so in die Lebensmittelpunkte unserer Stadtgesellschaft.
  • Um den Kontakt mit den Bürger*innen noch zu verstärken wird auch das Rathausgebäude weiterentwickelt. Die Einführung eines Besucherzentrums mit der einhergehenden Terminvergabe schafft Planungssicherheit bei allen Beteiligten, reduziert Wartezeiten und ermöglicht eine individuellere Gesprächsatmosphäre. Der persönliche Kontakt zwischen Bürger*innen und Stadtverwaltung wird dadurch insgesamt leichter.
     
• Das dritte Handlungsfeld betrifft die Stadtverwaltung als Arbeitgeber: Die bedarfsgerechte Erbringung von Dienstleistungen erfordert motiviertes und qualifiziertes Personal. Menschen, die die Nähe zu den Bürger*innen auch ermöglichen und als Ansprechpersonen ortsunabhängig zur Verfügung stehen überall dort, wo die Stadtgesellschaft sie braucht. Für diesen Anspruch müssen aber die Bedürfnisse der Mitarbeitenden erfüllt werden, denn auch für sie soll das Leben und Arbeiten durch den digitalen Wandel leichter werden.
  • Die Möglichkeit des mobilen Arbeitens verschafft den Beschäftigten bereits heute die Option, von zu Hause oder einem Ort ihrer Wahl zu arbeiten.
  • Neben einer dieser neuen flexiblen Arbeitsformen will die Stadtverwaltung den Mitarbeitenden aber auch Sicherheit und Mithilfe anbieten. So werden die Mitarbeitenden bei der Umsetzung der Veränderungsprozesse kontinuierlich miteingebunden, bestärkt und unterstützt.
  • Als Beispiel schafft die Nutzung eines allgemeinen Glossars einen verwaltungsweit einheitlichen Sprachgebrauch und erleichtert damit die interne Kommunikation.
  • Zusätzlich wird es zahlreiche Infoveranstaltungen und Fortbildungen geben, die helfen, die Veränderungen einer digitalen Verwaltung zu verstehen, sich mitgenommen zu fühlen und letztlich auch die Neuerungen umsetzen zu können.
     

Neben der Beteiligung sind weitere kleinere Projekte für die Mitarbeitenden geplant:

• Zur Förderung von schnellen und kurzen Informationsflüssen wird beispielsweise eine MitarbeiterApp eingeführt, damit die Kolleg*innen informiert sind, egal wo sich aufgehalten. Auch wer sich nicht im Rathaus aufhält ist damit Teil des Teams.
• Zudem unterstützen eingeführte und einzuführende Softwarelösungen, wie beispielsweise Meistertask, bei der Entwicklung und Umsetzung neuer Ideen. Sie stehen für agileres Arbeiten und kreative Denkprozesse.
• Auch neuen Kolleg*innen wird durch die Umsetzung des Prozessmanagements die Einarbeitung erleichtert. Diese kann durch die detaillierten Prozessbeschreibungen sowie die einheitliche Dokumentenablage im DMS selbstständiger und schneller erfolgen.
   

Für eine genaue Ausgestaltung stehen Ihnen folgende Projektsteckbriefe zur Verfügung:

• Agiles Arbeiten mit Meistertask und Co
• Arbeitsplatz der Zukunft
• Digitalisierung von Schriftgut
• Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
• Kommunikation im Digitalisierungsprozess
• Mitarbeiter*innenApp
• Mobiles Rathaus
• Open Data
• Umsetzung eines verwaltungsweiten Prozessmanagements
• Verwaltungsweites WLAN