Die Stadt befindet sich im digitalen Wandel. Aus diesem Grund entwickelt die Gütersloher Stadtgesellschaft im Rahmen des Digitalen Aufbruchs ihr Konzept für ein neues innovatives Stadtbild. Nach der Leitidee „Wir machen uns das Leben leichter“ folgt in Konsequenz, dass alle Projekte, die sich aus dem Digitalen Aufbruch entwickeln, auch entsprechend digital von den Mitarbeitenden der Stadtverwaltung umgesetzt werden können. Dafür bedarf es auch verwaltungsintern eines eigenen digitalen Aufbruchs.

Dieser digitale Aufbruch erfolgt durch den Einsatz von Digitalisierungswerkzeugen, die die Freiheit für eine neue Form des gesellschaftlichen Zusammenlebens unabhängig von Zeit und Raum schaffen. Dabei wird die Institution Rathaus neu gedacht: Prozesse und Dienstleistungserbringungen können nach den Bedürfnissen der Bürger und Bürgerinnen weiterentwickelt werden. So entstehen neue Formen des Dialogs zwischen Stadtgesellschaft und Verwaltung.

Zugleich geht die Stadtverwaltung auch als Arbeitgeber voran und gestaltet Verwaltung als neue Arbeitswelt. Im Rahmen dieser Veränderungsprozesse der Verwaltungsdigitalisierung plant die Stadt, den steigenden Serviceanspruch der Stadtgesellschaft zu berücksichtigen, gleichzeitig die Belange der Mitarbeitenden im Blick zu behalten und auch künftigen Mitarbeitenden neue Angebote und Chancen zu bieten.

Die Weiterentwicklung zur digitalen Stadtverwaltung kann letztlich nur durch die Akzeptanz und Unterstützung der Bürgerinnen und Bürger und der Mitarbeitenden vollzogen werden. Es ist daher essenziell, alle aktiv am Veränderungsprozess zu beteiligen. Hierfür bedarf es einer emphatischen und authentischen Kommunikation. Es gilt, die Gütersloher und Gütersloherinnen mitzunehmen auf den Weg der Verwaltungsdigitalisierung, die entstehenden Bedarfe wahrzunehmen und umzusetzen. Damit können wir gelebte Demokratie fördern.

Wie kann ein stärkeres „Wir-Gefühl“ zwischen Stadtgesellschaft und Verwaltung entstehen?

Dafür wollen wir weitere Angebote der Bürgerbeteiligung – wie zum Beispiel die bereits eingeführten Denklabore – sowie einen zielgerichteten Informationsfluss nutzen, der die Bandbreite sämtlicher Medien abdeckt. Nur gemeinsam kann der Weg der Verwaltungsdigitalisierung erfolgreich bestritten werden, denn Verwaltung ist kein Selbstzweck!

Für die Begleitung des Digitalisierungsprozesses innerhalb der Stadtverwaltung ist außerdem eine hohe Leistungsbereitschaft der Mitarbeitenden erforderlich, die über den normalen Arbeitseinsatz hinausgehen wird. Die Mitarbeitenden werden deswegen von Anfang an mit in den Prozess einbezogen. Dazu gehören unterschiedliche Arten der direkten Mitgestaltung sowie Schulungen im Umgang mit den neuen technischen Möglichkeiten. Eine besondere Rolle spielen dabei auch die Führungskräfte, deren Aufgabe es ist, zu ermutigen und Veränderungsprozesse vorwärts zu treiben. Und jeder und jede Einzelne sollte bereit sein, neue Wege zu gehen und „über den Tellerrand“ des eigenen Fachbereichs zu blicken.

Digitalisierungswerkzeuge
Die Stadtverwaltung will zur praktischen Umsetzung der Verwaltungsdigitalisierung einige Werkzeuge einführen, die helfen werden, das Leben rund um die Verwaltung für die Stadtgesellschaft, aber auch für die Mitarbeitenden leichter zu machen:

• die Einführung der elektronischen Akte im Zuge eines Dokumentenmanagement Systems (DMS)
• die Digitalisierung der Bestandsakten und das Scannen neu eingehender Dokumente
• durch das Prozessmanagement wird die digitale Bearbeitung erleichtert und Bürgerinnen und Bürgern ein einfacherer Zugang beispielsweise zu Leistungen ermöglicht
• durch veränderte technische Ausstattungen sollen flexiblere Lösungen zur Leistungserbringung geschaffen und damit verbunden positive Synergien für die Stadtgesellschaft und die Mitarbeitenden gewonnen werden.

Auf dem Weg zu einer digitalen Stadtverwaltung wird es drei zentrale Handlungsfelder geben:

1. Das erste ist das „Virtuelle Rathaus“: Hier ist das Ziel, dass mithilfe der Potenziale, die über den Einsatz von Digitalisierungswerkzeugen entstehen, persönliche Anliegen auch über die elektronischen Kommunikationswege eingehen können und so leichter ortsunabhängig zugänglich werden.
2. Das zweite Handlungsfeld betrifft den ausgeweiteten Servicegedanken: Durch die elektronische Aktenführung und die Möglichkeit, ganze Prozesse elektronisch durchzuführen, ist weder die Stadtgesellschaft noch die Arbeitskraft der Verwaltung an Zeit und Ort gebunden. Diese gewonnene Mobilität schafft Raum, die Leistungen der Verwaltung flexibel zu gestalten.
3. Das dritte Handlungsfeld betrifft die Stadtverwaltung als Arbeitgeber: Die bedarfsgerechte Erbringung von Dienstleistungen erfordert motiviertes und qualifiziertes Personal. Menschen, die die Nähe zu den Bürgerinnen und Bürgern auch ermöglichen und als Ansprechpersonen ortsunabhängig zur Verfügung stehen überall dort, wo die Stadtgesellschaft sie braucht. Für diesen Anspruch müssen aber die Bedürfnisse der Mitarbeitenden erfüllt werden, denn auch für sie soll das Leben und Arbeiten durch den digitalen Wandel leichter werden.